Automazione dei Processi


Le esigenze:

 

  • Fornire alle aziende i servizi necessari alle attività quotidiane operando per “processi” automatici
  • Standardizzare le attività dei collaboratori
  • Utilizzare solo documentazioni digitali per minimizzare i costi
  • Aprire le Aziende e le Pubbliche Amministrazione alla trasmissione digitale dei documenti e al rapporto Web con i clienti, i fornitori ed i professionisti
  • Ottenere un monitoraggio continuo sull’efficienza di ogni Ufficio
  • Formulare piani di miglioramento e di razionalizzazione dei servizi

 

l’obiettivo:

  • Il nuovo Ufficio Digitale

Allo scopo di garantire un immediato passaggio alle tecnologie digitali auspicate da ogni Imprenditore, si è realizzata un’infrastruttura digitale WEB e CLOUD e  soluzioni applicative innovative, capaci di racchiudere tutte le esigenze di ogni Ufficio, partendo dall’assunto che tutti i servizi e le attività delle Aziende e delle Pubbliche Amministrazioni possono essere “razionalizzate” per raggiungere efficienza e rendere costanti i risultati.
La proposta è di mettere a disposizione di ogni ufficio, Soluzioni Organizzative capaci di erogare gli ambienti applicativi adatti a raggiungere gli obiettivi tramite la riorganizzazione delle procedure e dei processi.
Il “Servizio Organizzativo” permette di disporre delle procedure digitali personalizzate per i vari tipi di utilizzo ed accessibili a tutti i collaboratori coinvolti. Tali procedure permettono di operare in modo semplice ed intuitivo, fornendo gli strumenti per le proprie attività.
Gli utilizzatori potranno operare guidati da un sistema specializzando sulle proprie procedure.

  • Le Procedure digitali

La nuova tecnologia è basata sulla capacità di rendere disponibile le procedure a tutti i collaboratori coinvolti nei processi. Le attività sono predisposte in modo che siano assegnabili per ruolo e profilo dell’utente in modo siano personalizzabili per ciascuna  Azienda ed adattabili  al loro organigramma.
Le attività da effettuare sono già ottimizzate e prevedono sia funzioni automatiche (redazione di un documento o definizione di un determinato procedimento) che funzioni di controllo e approvazione. Tramite i sistemi di firma digitale si potranno ottenere finalmente documenti digitali legalmente validi senza più necessitare di stampe e sottoscrizioni autografe.

  • La tecnologia

Sono stati realizzati servizi applicativi ad alta garanzia di sicurezza, basati sulla realizzazione ed esecuzione di processi cooperanti con i sistemi informativi gestionali. Una piattaforma applicativa dedicata alla digitalizzazione degli Uffici rivolta all’erogazione dei servizi alle Aziende moderne. Le funzionalità applicative ed infrastrutturali sono realizzate tramite le più moderne tecnologie e sono abilitanti all’utilizzo di PC, portatili, tablet, smartphone.

  • Interoperabilità

Grazie all’adozione degli standard operativi delle disposizioni Normative in materia di interoperabilità è possibile utilizzare procedimenti automatici che attraversano le organizzazioni senza soluzione di continuità. Il flusso delle attività operative potrà essere esteso a tutte le Aziende cooperando con i sistemi informativi esistenti.

  • Il rispetto delle leggi e delle normative in materia di documentazione digitale

Tutti i processi e le apparecchiature soddisfano le leggi relative alla de-materializzazione dei documenti e si basano rigorosamente sulle regole emanate dal Ministero dell’innovazione e dall’Agenzia delle Entrate. L’infrastruttura è progettata per offrire il massimo della sicurezza, continuità di servizio e con la garanzia completa della privacy relativamente alle informazioni contenute.

  • Riservatezza:

le informazioni gestite dall’applicativo web sono accessibili solo agli utenti che ne hanno diritto e che sono espressamente autorizzati a conoscerle, sono protette da alterazioni (modifiche, danneggiamenti o cancellazioni improprie) ad opera di utenti non autorizzati e sono sempre accessibili agli utenti che ne hanno diritto, nei tempi e nei modi previsti

Le ricadute pratiche:

I nuovi servizi rendono organico ogni operatore ai processi aziendali e lo integra nel flusso dei procedimenti assegnandogli un ruolo operativo nell’erogazione delle prestazioni.
Azzera molti costi relativi a  servizi non più necessari e riduce sensibilmente la necessità di accedere alle comunicazioni tradizionali.
Le aziende ed i loro collaboratori potranno conoscere e partecipare all’avanzamento dei processi operativi dal loro terminale e fornire il supporto informativo alla definizione delle attività ed alle decisioni. L’Azienda potrà conoscere lo stato di avanzamento di tutti i procedimenti nel massimo della trasparenza e verificare l’efficacia del servizio relativamente alle esigenze.