Procedura degli acquisti


Screenshot del Portale PIA: Nuova Richiesta di OrdineL’obiettivo è di dotare la funzione acquisti ad esempio di un’azienda di una efficace piattaforma per la gestione del processo.

La soluzione permette di:
•    Impostare un sistema di controllo delle spese/costi che tenga conto del budget residuo per classi di spesa in funzione dell’ordinato (e non del contabilizzato) con l’ottica di controllo di gestione e non dell’esistente contabilità analitica;
•    Creare un albo fornitori per la razionalizzazione del parco esistente ed per l’ottenimento di benefici economici;
•    Impostare il nuovo processo secondo il classico approccio:
budget spese -> richieste/pratiche -> emissione dell’ordine -> fattura

•    Spostare i momenti decisionali ed approvativi a monte del processo (approvazione richieste/ pratiche in base a livelli autorizzativi coerenti con il sistema delle deleghe);
•    Automatizzare le attività oggi svolte manualmente come il caricamento delle fatture passive sul sistema informatico;
•    Dematerializzare le intere pratiche e i singoli documenti;
•    Tutto questo attraverso uno strumento fruibile completamente in cloud, ma che si integra facilmente con il gestionale aziendale.

Il modulo prevede la gestione di:
•    budget per centri di costo e voci di spesa;
•    istruzione delle pratiche di acquisto, compresi i livelli autorizzativi in funzione delle deleghe attribuite, sia per le spese a budget che fuori budget;
•    richieste di offerta e comparazione dei preventivi fornitori;
•    emissione degli ordini/contratti ai fornitori;
•    riconciliazioni tra ordini/ddt rapporti di intervento/fatture;
•    segnalazione e gestione delle anomalie;
•    caricamento in automatico delle fatture nel sistema gestionale in uso.
•    Automatizzazione delle attività di scannerizzazione massiva;
•    Separazione automatica dei documenti multipagina;
•    Lettura semantica FreeForm dei testi (OCR,ICR);
•    Integrazione alla base dati amministrativa;
•    Compilazione dei campi del pannello di registrazione contabile del gestionale;
•    Lettura delle correzioni effettuate;
•    Lettura delle causali contabili;
•    Integrazione diretta con il DB Gestionale;
•    Validazione e controllo della congruità dei contenuti;
•    Riconciliazioni e verifica congruenza degli importi,
•    Correlazione automatica tra ordine, DDT, fatture,
•    Compressione di 100 volte del file ottenuto PDF colore classe A;
•    Firma automatica, marcatura temporale e deposito delle evidenze;
•    Archiviazione sostitutiva a norma di legge;
•    Condivisione dei dati e dei documenti per la consultazione.